Zeg je ondernemer, dan zeg je zakelijke rekening. Tenminste, dat lees je overal. Er zouden goede redenen voor zijn of het zou zelfs verplicht zijn. Maar is dat wel zo? En geldt dat ook voor zelfstandigen, zoals eenmanszaken en freelancers?
Hoe dan ook, voor een zakelijk betaalpakket (zakelijke betaalrekening, online bankieren en betaalpas) blijk je liefst 7 tot 9x meer dan voor de particuliere variant te moeten betalen. De vraag is: waarom? In deze blog geef ik antwoord op deze vragen en laat ik zien waarom ASN en ING 7 tot 9x goedkoper zijn dan andere banken.

Argumenten tegen zakelijk gebruik privérekening
Er zijn vier veelgehoorde argumenten tegen het zakelijk gebruik van een privérekening.

1. Belastingdienst zegt: “Nee”
Even afrekenen met het grootste misverstand: het zou niet mogen van de belastingdienst. Eerst dus even bellen met de belastingdienst. Volgens een 2e lijns fiscalist wordt een rekening aangemerkt als zakelijk zodra je deze gebruikt voor je zakelijke administratie, ongeacht het soort rekening. Femke Hogema, schrijfster van het boek ‘Financiën voor ZZP’ers’, merkt telefonisch op dat de belastingdienst geen enkele eis aan de rekening kan stellen. De enige wettelijke eis is dat een ondernemer een administratie moet bijhouden. De manier waarop is aan de ondernemer zelf.
Femke en ik willen wel benadrukken dat het zeer raadzaam is een aparte rekening voor je zakelijke betalingen te openen. Anders raak je al snel het overzicht kwijt en klopt je administratie niet meer.

2. Privérekening staat niet professioneel
Een ander veelgelezen argument tegen een privérekening is dat het niet professioneel staat op je factuur. Dit is echter een zeer persoonlijke afweging. Vraag je eerst af wie je facturen inboekt. Werk je voor een (middel)groot bedrijf dan is het vaak de afdeling debiteuren die dat doet. De opdrachtgever kijkt sowieso vaak alleen naar je gedeclareerde bedrag.

3. Toegang tot extra zakelijke diensten
Heb je een winkel dan ontkom je eigenlijk niet aan een zakelijke rekening. Deze geeft je namelijk toegang tot diensten als muntrollen en een iDeal-kassa. De meeste zelfstandigen zullen echter niet meer nodig hebben dan a) een betaalrekening, b) online kunnen betalen incl. digitaal overzicht en c) een betaalpas. Wel moet je afwegen of je snel wilt groeien en wellicht over een jaar meer zakelijke producten wil afnemen. Je kunt dan alsnog een zakelijke rekening nemen, maar je kunt dan je rekeningnummer niet meenemen.

4. Het mag niet van de bank
Dit is inderdaad een belangrijk argument. In alle voorwaarden horend bij de privé betaalrekeningen van de bevraagde banken staat iets over het niet toestaan van zakelijke betalingen. Zie de reacties van de banken hieronder om te zien hoe zij hun regels interpreteren.

De bevraging
Terug naar de twee vragen waarmee ik dit blog begon. Om deze twee vragen te kunnen beantwoorden stuurde ik 6 banken onderstaand mailbericht. De banken selecteerde ik met één criterium: je moet via iDeal betalingen kunnen doen. Van Lanschot voldeed hier ook aan, maar helaas zullen maar weinig zelfstandigen aan het criterium van deze bank voldoen ;-)

“Ik zou graag klant willen worden van uw bank. Ik lees echter in de voorwaarden dat alleen particulieren een privérekening mogen openen. Nu heb ik een eenmanszaak en ontvang in plaats van een maandelijks loon, een maandelijkse betaling van mijn factuur. Voor de rest zijn mijn betalingen eigenlijk eender aan particulieren (zo’n 20-30 mutaties per maand). Als interim manager ben ik niet geïnteresseerd in allerlei extra mogelijkheden die een zakelijke rekening biedt, zoals een pinpakket of iDeal-aansluiting. Een eenmanszaak is geen rechtspersoon, dus verricht ik alle betalingen feitelijk als particulier. Kunt u mij antwoord geven op de volgende drie vragen:
1. Staat u mij toe een privérekening te openen onder mijn eigen naam en zo enkele zakelijke transacties te doen?
2. Zo niet, kunt u uitleggen waarom niet? Ik heb geen BV, ben geen winkelier met honderden transacties per dag. Het enige verschil met een particulier is een betaalde factuur ipv betaald loon.
3.Waarom moet een zakelijke rekeninghouder voor een betaalrekening + online bankieren + betaalpas zo’n 4 tot 5x meer betalen dan een particulier?
Alvast zeer bedankt voor de antwoorden”

De reacties vind je onderaan deze blog.

Conclusie
De uitkomst van de bevraging is dat alleen de ASN Bank en de ING expliciet toestemming geven om zakelijke transacties te doen op een privérekening. Hoeveel dat scheelt zie je onder het kopje ‘Kosten’. Wil je goedkoop kies dan voor de ING, wil je kwaliteit dan adviseert de consumentenbond de ASN Bank.
Op de vraag waarom houders van een zakelijke rekening 5x of meer betalen voor de 3 producten dan particulieren, hebben banken eigenlijk geen zinnig antwoord. Het lijkt erop dat de meeste banken zakelijke gebruikers dwingen of dwingend adviseren om zakelijke producten af te nemen, omdat ze daar veel meer aan verdienen.

Jaarlijkste kosten vergeleken
Onderstaand de kosten voor de pakket van betaalrekening, online bankieren en betaalpas. Een creditcard is meestal even duur zakelijk als privé, en niet elke zelfstandige heeft deze nodig, dus neem ik hem hier niet mee.
De zakelijke kosten zijn opgebouwd uit vaste kosten (betaalrekening, pas en online bankieren) en variabele kosten. Zakelijke rekeninghouders betalen namelijk ook voor transacties. Ik ga bij onderstaande kosten uit van 30 transacties per maand (3 bijschrijvingen, 17 online afschrijvingen en 10 automatische incasso’s). Andere kosten als adminstratiekosten, pin-transacties en rekeningrapportages reken ik niet mee. De variabele kosten kunnen dus hoger uitvallen dan hieronder berekend. Ik houd ook geen rekening met tijdelijke voordeeltjes als starterskorting.

Privé Zakelijk Naam zakelijk pakket
ABN AMRO €33* €158 MKB Pakket
ASN Bank €18 n.v.t. n.v.t.
Friesland Bank €33 €170 Rekening Courant
ING Bank €15 €107 Ondernemerspakket
Rabobank €22 €132 Ondernemerspakket
SNS Bank €23 €129 Zaak op maat
Triodos €20 €129 Internet Zakenrek.

Jaarlijkse kosten betaalrekening, pas en online bankieren
*Bij ABN-AMRO privépakket zit standaard een creditcard.

De kosten voor een zakelijke rekening zijn zeer ondoorzichtig voor een gewone gebruiker als ik. Het kan dus zijn dat de precieze kosten iets afwijken. Het gaat mij er echter om dat deze kosten minstens een factor 5 hoger liggen dan de kosten voor een privé-betaalrekening. Wil je een goed idee krijgen van de kostenstructuur van een zakelijk betaalpakket, inclusief de variabele kosten, vul dan je verwachte gebruik in bij de SNS-rekentool.

Voor de overige banken verwijs ik naar het Excel-overzicht dat ik heb gemaakt. Commentaar is welkom.

Reacties van de banken
Onderstaand de reacties van de ondervraagde banken op mijn standaard mailbericht.

ABN-AMRO
De ABN-AMRO geeft schriftelijk niet expliciet aan of je een privérekening mag openen voor gebruik als zelfstandige. Telefonisch laat een medewerker van de zakelijke afdeling weten dat het wèl wordt toegestaan, maar dat dit niet schriftelijk bevestigd kan worden. Men adviseert zelfstandigen klanten altijd om een zakelijke rekening te nemen (met het oog op latere groei van de onderneming, waardoor je meer producten nodig kan hebben).

ASN Bank
“Het is in uw geval mogelijk een particuliere rekening te openen en deze ook voor uw zakelijke transacties te gebruiken. Het is echter niet mogelijk om de tenaamstelling van de rekening aan te passen naar een zakelijke tenaamstelling of om hieraan iets toe te voegen. De rekening komt dus op uw eigen naam te staan.”

Friesland Bank
“Het is niet mogelijk om een privérekening voor zakelijke doeleinden te gebruiken.”

ING Bank
“Het is inderdaad mogelijk om de financiën op een particuliere Betaalrekening te beheren. Wij adviseren u echter een Zakelijke Rekening te gebruiken. Graag leggen wij dit uit.
Een particuliere Betaalrekening kan niet op naam van de onderneming worden gezet. Deze staat altijd op naam van de rekeninghouder(s). Daarnaast wordt het vermogen op de particuliere Betaalrekening door de belastingdienst aangemerkt als uw privévermogen.
Om de financiën gescheiden te houden, kunt u gebruik maken van een Zakelijke Rekening. Deze rekening staat op naam van de onderneming. Daarnaast kunt u met de Zakelijke Rekening gebruik maken van producten zoals het recht van incasso, een betaalautomaat en ontvangen met iDEAL. Met een particuliere Betaalrekening is dit niet mogelijk.
Als dit voor u niet van belang is, kunt u overwegen een particuliere Betaalrekening te gebruiken voor het ontvangen van uw beloning.

De kosten voor een Zakelijke Rekening en producten zijn inderdaad hoger dan die van de particuliere tak. Deze tarifering komt voort uit de verschillen in kosten die gedekt moeten en het gebruik van de verschillende rekeningen. Daarom worden de tarieven los van elkaar vastgesteld.”

LD: zoals hierboven aangegeven klopt de bewering niet dat het vermogen op de particuliere Betaalrekening door de belastingdienst aangemerkt wordt als privévermogen. D.w.z. zodra je deze betaalrekening zakelijk gebruikt en opneemt in je administratie, deze rekening op de balans staat en dus bedrijfsvermogen is. Een goede reden op privétransacties en zakelijke transacties niet te combineren op één rekening!

Rabobank
“Als u als ondernemer bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (ook als eenmanszaak) gaat u een betaalrekening zakelijk gebruiken (vaak intensiever als een particulier). Het beleid van de Rabobank is dan ook dat we een zakelijke rekening voor u openen.
De zakelijke producten die de Rabobank aanbiedt zijn speciaal voor ondernemers ontwikkeld. Denk aan afstorten van contanten, Creditcard zakelijk, betaalautomaat, incassomogelijkheden, idealbetaal-mogelijkheden enz.
Ik kan me voorstellen dat niet alle faciliteiten door elke ondernemer gebruikt worden. Maar ook de Rabobank opent geen particuliere rekeningen voor ondernemers.”

SNS Bank
“Wanneer u ingeschreven staat bij de kamer van koophandel dient u een Zakelijke rekening te openen.
Kosten zijn eenmaal verbonden aan een Zakelijke rekening.”

Triodos Bank
“1. De particuliere rekening is bestemd voor particulier gebruik. Wanneer er zakelijke transacties op de rekening geconstateerd worden zal de rekening uiteindelijk gesloten worden. U dient dan een nieuwe zakelijke rekening te openen en krijgt dan ook een nieuw rekeningnummer. Een zakelijke rekening kunt u ook de naam van uw bedrijf meegegeven. Dit kan niet bij een particuliere rekening.
2. Er wordt onderscheid gemaakt tussen particulier en zakelijk gebruik. Wanneer het bedrijf groeit biedt de zakelijke rekening meer mogelijkheden.
3. De kosten van de zakelijke rekening zijn feitelijk realistische kosten voor het gebruik van een betaalrekening.”