Heb je als zelfstandige maar een beperkt aantal klanten?
Heb je ook maar een beperkt aantal kostenposten?
Vind je debit en credit ook zo lastig uit elkaar te houden en breekt het zweet je uit als het over een balans gaat?
Wil je wel een professionele administratie die de toets van de belastingdienst doorstaat, maar niet één waar je je blauw aan betaald?

Dat waren precies de vragen waarmee ik mijn zoektocht naar de ideale administratietool begon. Tot nu heb ik mijn administratie altijd netjes bijgehouden in Excel (d.w.z. mijn vrouw😉 en stuur ik het elke drie maanden naar de accountant, die vervolgens mijn omzetbelasting en inkomstenbelasting verzorgt. Jaarlijks krijg ik een nette map met de gehele jaaropgave inclusief balans. Totdat ik eens optelde hoe hoog de rekeningen waren die aan de accountant kwijt ben… €3000 in twee jaar!!! Dat moet anders kunnen…

Hieronder zal ik kort een aantal tools bespreken die ik in mijn zoektocht heb gevonden. Alleen de laatste (Acumulus) voldoet aan mijn twee eisen (maximaal rond €100/jaar en super eenvoudig in te voeren) , maar wellicht heb jij andere eisen en voldoet een andere tool…
Zoek je meer info over zzp’ers en de Belastingdienst, kijk dan op de speciale pagina van de Belastingdienst. Waar je administratie aan moet voldoen lees je hier.

Excel
Een administratie in Excel is op zich geen slecht idee. Zolang het sluitend is, is het ook Belastingdienst-proof! Ben je freelancer en geen ondernemer voor de BTW, gebruik dan lekker Excel. Op internet zijn genoeg voorbeelden te vinden. Zoals deze.
Moet je BTW afdragen en kun je profiteren van aftrekposten als de zelfstandigenaftrek, dan is Excel erg beperkt. Bovendien zit je niet te wachten op een fout in een formule of iets dergelijks.

Mill7 MKB-versie
Ben je op zoek naar een uitgebreid pakket van naam dat geheel gratis is, dan ben je bij Mill7 aan het goede adres. Er zijn echter een aantal belangrijke minpunten:
– het hele pakket werkt met functietoetsen (bijv. Ctrl+Home) ipv met menu’s. Handleiding moet je er dus naast houden
– boekhoudkennis is nodig, niet echt voor dummies
– voor support en updates betaal je €195
Deze online cursus geeft een goed beeld van de functionaliteit.
Website voor gratis MKB-versie

Davilex Account Basic
Davilex mag als bekendste naam natuurlijk niet ontbreken. Het instappakket kost €219. Voor €258 heb je ook nog schriftelijke support en gratis updates. De belangrijkste minpunten:
– kosten zijn onduidelijk. Is het €219 per jaar of kan je voor €258 meerdere jaren het pakket gebruiken?
– Davilex noemt het pakket geniaal eenvoudig, maar je wordt nog steeds geconfronteerd met zaken als Memoriaal en wordt je bijvoorbeeld geacht zelf te weten of je BTW kan terugvragen of niet. Basiskennis boekhouden is dus vereist.
Meer info op de website. Er is helaas geen echte demo of probeerversie.

Informer ZZP Boekhouden Basis
Het instappakket kost eenmalig €99. Voor €34,65 per jaar krijg je full support en gratis updates. Het pakket wordt aangeraden door ZZP Nederland. Het pakket ziet er goed uit, maar ook hier geldt dat er basis boekhoudkennis nodig is. Een goed idee van het pakket krijg je van de handeiding en de demo.
Meer info op de website.

MKBoek
Een relatief goedkoop pakket is MKBoek. Voor €109 heb je een compleet pakket met veel functies inclusief support. De huidige versie 4 bestaat al bijna vier jaar (da’s dus veel waar voor je geld), dus wellicht even informeren wanneer versie 5 gepland staat. Zaken om rekening mee te houden:
– Het pakket ondersteunt geen buitenlandse boekingen (opgaaf ICP)
– Er is behoorlijk wat boekhoudkundige kennis vereist. Een dummie weet niet waar en hoe een adminstratie te beginnen…
Je mag MKBoek dertig dagen gratis uitproberen. Voor meer info zie de website.

Acumulus
Als laatste het pakket dat aan mijn twee bovenstaande eisen voldoet. Acumulus is een pakket met een missie: boekhouden mag niet voorbehouden blijven aan experts, maar moet zo simpel zijn dat iedere dummie het kan. Volgens Acumulus houden experts met opzet boekhouden moeilijk toegankelijk door hun ingewikkelde terminologie en systematiek. De software van Acumulus bewijst echter dat met de huidige computertechniek boekhouden belachelijk eenvoudig kan zijn.
Acumulus is een online tool die altijd up-to-date wordt gehouden. De gebruiker wordt alleen gevraagd zijn/haar inkomsten en uitgaven in te vullen. De meeste uitgaven kun je gemakkelijk administreren door een csv-bestand van je Internetbankierensite te importeren. Het is dan slechts een kwestie van elke uitgave toewijzen aan een eenvoudig te herkennen post. Deze posten zijn al voorgeprogrammeerd voor de juiste BTW-afdracht enz. Werkelijk alles wijst zichzelf en zo niet, dan klik je ergens op een vraagteken en verschijnt de uitleg. Nog vrolijker werd ik van het feit dat de tool automatisch uitrekent van welke fiscale voordelen je als ondernemer gebruik kunt maken en hoe deze als aftrekpost kunnen worden opgevoerd.
Acumulus kost €9,95 per maand, waarvoor je dus altijd de laatste versie hebt en een zeer snelle support 7 dagen per week!!! (binnen 15 minuten is geen uitzondering is mijn ervaring tot nu toe).
Zijn er dan geen minpunten? Toch wel:
– er is nog geen exportmogelijkheid, zodat een accountant je jaaropgave kan doen. Echter, met dit programma heb ik geen accountant meer nodig voor deze jaaropgave😉. Overigens kun je een gebruiker toevoegen en je accountant of boekhouder laten meekijken!
– bij de meeste andere tools kun je tot 3 administraties opnemen in de tool. Een extra administratie is bijvoorbeeld handig als je twee bedrijfjes hebt of een partner die wat freelancewerk doet. Bij Acumulus kost een tweede aadministratie €7,95 per maand.
– klein minpuntje: hoe je een administratie start zit verstopt in de helpfunctie (eerst inloggen). Dit zou netjes in een welkoms-mail kunnen worden beschreven.
Je kunt hier een proefaccount aanvragen dat 30 dagen geldig is.

Bovenstaande opsomming is geen advies, maar slechts een quick scan van de markt. Ik heb mijn tool gevonden. Ik hoop dat dat ook voor jou geldt!

Wil je graag vooraf een idee hebben hoeveel je netto overhoudt van je verdiende centjes en hoeveel buffer je kunt aanleggen? Kijk dan eens op dit blog.